Eine Empfängerliste braucht mehr als gültige E-Mail-Adressen. Sie müssen wissen, warum die Daten vorliegen, welche Nachrichten die Personen erhalten sollen und wie ein Widerspruch bei späteren Aktualisierungen erhalten bleibt. Klären Sie dies vor dem Dateiimport.
Die erfundene Werkstattgemeinschaft übernimmt ihre Newsletter-Abonnenten in IdRelay. Einige sind bereits vorhanden, andere kommen neu hinzu, und eine Person hat sich früher abgemeldet. Das Beispiel beschreibt eine Arbeitsmethode. Es ist keine Aufforderung, ein Mitgliederverzeichnis als Werbeliste zu verwenden.
Unterscheiden Sie Kontaktregeln und Datenschutz
Prüfen Sie zwei Fragen: Dürfen Sie die personenbezogenen Daten für diesen Zweck verwenden, und dürfen Sie die Person auf diesem Weg kontaktieren? Eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO erlaubt für sich allein noch keine Werbe-E-Mail oder Werbe-SMS.
Das folgende Rechtsbeispiel bezieht sich auf Schweden. Elektronische Werbung an natürliche Personen setzt dort grundsätzlich eine vorherige Einwilligung voraus. Die Bestandskundenausnahme gilt nur unter bestimmten Bedingungen: Die Adresse wurde bei einem Verkauf erhoben, die Person hat nicht widersprochen, die Werbung betrifft eigene ähnliche Produkte und ein einfacher kostenloser Widerspruch ist bei der Erhebung sowie in jeder weiteren Nachricht möglich. Auch Werbung an juristische Personen muss eine gültige Adresse für Abbestellungen enthalten. Siehe §§ 19–20 des schwedischen Marketinggesetzes.
Eine organisatorische Buchungsinformation und ein Angebot für den nächsten Kurs können unterschiedliche Zwecke haben. Prüfen Sie die gesamte Nachricht: Die Bezeichnung „Erinnerung“ macht Werbung nicht zur Serviceinformation. Klären Sie bei grenzüberschreitender Tätigkeit auch die jeweils geltenden nationalen Kontaktregeln. Dieses Beispiel ersetzt keine Prüfung nach deutschem Recht.
Erklären Sie das Abonnement
Nennen Sie Absender, Inhalte und ungefähre Häufigkeit. Ein eigener Formulierungsvorschlag:
Ja, ich möchte etwa einmal im Monat den E-Mail-Newsletter der Werkstattgemeinschaft mit Öffnungszeiten, Aktivitäten und Reparaturtipps erhalten. Ich kann mich jederzeit abmelden.
Ergänzen Sie diesen Beispieltext um Ihre Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten. Wird der Newsletter bei einer Eventanmeldung angeboten, trennen Sie die Auswahl von der Buchung. Eine Mobilnummer für organisatorische Hinweise bedeutet für sich allein keine Anmeldung zu künftigen Werbe-SMS.
Legen Sie Felder und Verantwortung fest
Erheben Sie Angaben für einen bestimmten Bedarf und bestimmen Sie, wer sie aktuell hält:
| Angabe | Zweck | Prüfung |
|---|---|---|
| E-Mail-Adresse | Zustellung des Newsletters | Richtige Spalte und korrektes Format. |
| Vorname | Optionale persönliche Anrede | Verständliche Anrede auch ohne Wert. |
| Sprache | Auswahl der Sprachfassung | Einheitliche Werte in allen Importen. |
| Abonnement und Quelle | Zulässige Kommunikation beurteilen | Festhalten, wo Auswahl und Umfang nachvollziehbar sind. |
Diese Zuordnung ist eine Arbeitshilfe. Sie bedeutet nicht, dass jede Angabe automatisch ein eigenes Systemfeld in IdRelay erhält. Regeln Sie auch Zugriffe, Berichtigungen und Löschfristen.
Testen Sie den Import mit wenigen Datensätzen
IdRelay unterstützt Excel- und CSV-Importe, die Zuordnung von Spalten zu Feldern und die Behandlung von Dubletten. Prüfen Sie die Importoptionen vor der Übernahme der vollständigen Datei. Verwenden Sie für einen kontrollierten Test erfundene Daten:
| Testdatensatz | Zu prüfen |
|---|---|
| Neues Abonnement | Korrekte Felder und vorgesehener Kanalstatus. |
| Bestehendes Abonnement | Aktualisierung ohne unerwünschte Dublette. |
| Bereits abgemeldete Person | Keine Reaktivierung gegen deren Entscheidung. |
| Fehlende Sprache | Auswahl und Inhalt entsprechen Ihrer Ersatzregel. |
| Doppelte Adresse | Die Dublettenbehandlung liefert das gewünschte Ergebnis. |
IdRelay führt getrennte Anmeldestatus für E-Mail und SMS. Prüfen Sie beide, wenn Sie beide Kanäle nutzen. Eine zusätzliche Listenzugehörigkeit ist keine neue Einwilligung. Das Entfernen aus einer Liste ist zudem nicht dasselbe wie das Löschen der Person aus dem gesamten Konto.
Bewahren Sie den Widerspruch
Bei einem Widerspruch gegen die Verarbeitung für Direktwerbung muss diese Verarbeitung beendet werden. Dazu informiert die schwedische Datenschutzbehörde IMY auf Schwedisch.
Sorgen Sie auch bei Systemwechseln und regelmäßiger Synchronisierung für eine klare Sperrroutine. Liefert das Quellsystem den Datensatz erneut, muss die Abmeldung weiterhin berücksichtigt werden. Prüfen Sie das Importergebnis und klären Sie Abweichungen vor dem Versand.
Weiterführend: Daten und Verantwortung in IdRelay, Integrationen und der Newsletter-Arbeitsablauf.