Ett nyhetsbrev behöver fungera även när bilder inte visas, texten förstoras eller mottagaren använder skärmläsare. Börja med en genomtänkt mall och kontrollera sedan det innehåll du faktiskt ska skicka. Nya färger, bilder och texter kan förändra hur väl brevet fungerar.
Den här arbetsgången skiljer mellan sådant redaktören kan rätta i innehållet och sådant som behöver åtgärdas i mallen. Den är ett praktiskt stöd, inte ett intyg om att ett utskick uppfyller alla tillämpliga krav.
Gör uppgiften tydlig i vanlig text
Tänk dig ett påhittat nyhetsbrev om Verkstadsgemenskapens reparationskväll. I första utkastet ligger rubrik, tid och plats bara i en affischbild. Under bilden står ”Klicka här”. Den som inte ser bilden saknar både sammanhang och instruktion.
Skriv i stället informationen i brevet:
Reparationskväll den 12 november
Vi träffas klockan 18.00–20.00 i föreningens verkstad. Läs vad du kan ta med och anmäl dig senast den 5 november.
Länktext: Se programmet och anmäl dig till reparationskvällen
Affischen kan komplettera texten. Den ska inte vara det enda sättet att förstå erbjudandet. En beskrivande länk hjälper läsaren att bedöma nästa steg. Se W3C:s vägledning om länkars syfte.
Använd rubriker som är rubriker
Välj rubrikformat i editorn och låt nivåerna följa innehållets struktur. Stor eller fet text är inte automatiskt en rubrik som hjälpmedel kan navigera efter. Dela längre avsnitt i stycken och ge varje del en beskrivande rubrik. W3C:s rubrikvägledning förklarar strukturen.
Läs brevet uppifrån och ned utan att använda placering eller färg som ledtråd. Om ”mer information i rutan till höger” blir obegripligt på mobil, skriv vilken information eller länk du menar.
Ge bilder en tydlig funktion
Skriv alternativtext efter vad bilden tillför. För ett foto som visar rätt ingång kan texten vara ”Ingång från gården via den breda porten”. Upprepa inte en lång bildbeskrivning om samma information redan finns intill.
Rent dekorativa bilder behöver normalt ett tomt alt-attribut, så att de kan hoppas över av hjälpmedel. Se W3C:s vägledning om dekorativa bilder. Om du är osäker på hur detta hanteras i er mall, be mallansvarig kontrollera det. Granska alltid AI-föreslagna alt-texter mot bildens funktion.
Kontrollera kontrast och läsbarhet
Använd WCAG:s kontrastnivåer som kontrollstöd: vanlig text behöver minst 4,5:1 och stor text minst 3:1 enligt kriteriets definition. Kontrollera även text på knappar och färgade ytor. Se W3C:s kontrastkriterium.
Markera inte viktig information enbart med färg. Skriv exempelvis ”Anmälan stänger den 5 november” i stället för att bara göra datumet rött. Välj läsbar textstorlek och ge innehållet utrymme. En viss teckenstorlek är inte ensam ett bevis på tillgänglighet.
Testa det färdiga brevet
Skicka ett testutskick från IdRelay och gör kontrollerna i relevanta e-postklienter. Kontrollera också webbversionen och de sidor mottagaren ska använda efter klicket.
| Kontroll | Vad du letar efter |
|---|---|
| Bilder avstängda | Budskap, tid, plats och nästa steg går fortfarande att förstå. |
| Mobil och förstorad text | Text och kontroller går att nå utan att innehåll försvinner. |
| Tangentbord | Länkar går att använda och fokus syns. |
| Skärmläsare | Rubriker, läsordning och bildalternativ ger sammanhang. |
| Mörkt läge | Text, logotyp och knappar förblir begripliga. |
| Målsidor och bilagor | Anmälan, information och eventuella dokument går att använda. |
Anteckna klient, enhet, problem och åtgärd. Automatiska kontroller av webbversionen kan hjälpa, men visar inte ensamma hur e-postmeddelandet fungerar i alla klienter.
Fördela rättningarna
Redaktören ansvarar för ordval, rubrikformat, länkar och relevanta bildtexter. Mallansvarig behöver kontrollera bland annat den underliggande läsordningen, språkmarkeringar och strukturen. IdRelay har stöd för mallar, rubriker, länkar och alt-texter, men färdigt innehåll behöver fortfarande provas.
Vilka lagkrav som gäller beror på verksamheten, tjänsten och publiceringsformen. För svenska förhållanden finns vägledning hos Digg och PTS. Språkvalet för brevet avgör inte vilket lands regler som gäller.
Använd kontrollerna tillsammans med arbetsgången för nyhetsbrev. Läs om Utskick i IdRelay eller kontakta support när en rättning behöver göras i mallen.