Et nyhetsbrev må fungere også når bilder ikke vises, teksten forstørres eller mottakeren bruker skjermleser. Start med en gjennomtenkt mal, og kontroller deretter innholdet du faktisk skal sende. Nye farger, bilder og tekster kan endre hvor godt brevet fungerer.
Denne arbeidsflyten skiller mellom det redaktøren kan rette i innholdet, og det som må endres i malen. Den gir praktisk støtte, men er ingen bekreftelse på at en utsendelse oppfyller alle gjeldende krav.
Gjør oppgaven tydelig i vanlig tekst
Tenk deg et oppdiktet nyhetsbrev fra Verkstedfellesskapet. I første utkast ligger overskrift, tid og sted for reparasjonskvelden bare i et plakatbilde. Under står det «Klikk her». Den som ikke ser bildet, mangler både sammenheng og veiledning.
Skriv opplysningene i brevet i stedet:
Reparasjonskveld 12. november
Vi møtes klokken 18.00–20.00 i foreningens verksted. Se hva du kan ta med, og meld deg på innen 5. november.
Lenketekst: Se programmet og meld deg på reparasjonskvelden
Plakaten kan utfylle teksten. Den skal ikke være den eneste måten å forstå invitasjonen på. En beskrivende lenke hjelper leseren med å vurdere neste steg. Se W3Cs veiledning om lenkers formål.
Bruk faktiske overskriftsformater
Velg overskriftsformat i redigeringsverktøyet, og la nivåene følge innholdets struktur. Stor eller fet tekst er ikke automatisk en overskrift som hjelpemidler kan navigere etter. Del lengre tekst i avsnitt med beskrivende overskrifter. W3Cs veiledning om overskrifter forklarer strukturen.
Les brevet ovenfra og ned uten å bruke plassering eller farge som holdepunkt. Hvis «mer informasjon i boksen til høyre» blir uforståelig på mobil, skriv hvilken informasjon eller lenke du mener.
Gi bildene en tydelig funksjon
Skriv alternativ tekst ut fra det bildet bidrar med. Til et foto som viser riktig inngang, kan teksten være «Inngang fra gårdsplassen gjennom den brede porten». Unngå en lang beskrivelse hvis samme informasjon allerede står ved siden av.
Rent dekorative bilder trenger normalt et tomt alt-attributt, slik at hjelpemidler kan hoppe over dem. Se W3Cs veiledning om dekorative bilder. Be den malansvarlige kontrollere løsningen hvis du er usikker. Vurder alltid KI-forslag til alternativ tekst opp mot bildets funksjon.
Kontroller kontrast og lesbarhet
Bruk kontrastnivåene i WCAG som kontrollstøtte: minst 4,5:1 for vanlig tekst og 3:1 for stor tekst etter kriteriets definisjon. Kontroller også knappetekster og fargede flater. Se W3Cs kontrastkriterium.
Ikke formidle viktig informasjon bare med farge. Skriv for eksempel «Påmeldingen stenger 5. november» i stedet for bare å gjøre datoen rød. Velg lesbar tekststørrelse og gi innholdet plass. En bestemt skriftstørrelse er ikke alene et bevis på tilgjengelighet.
Test det ferdige brevet
Send en test fra IdRelay og kontroller den i relevante e-postprogrammer. Undersøk også nettversjonen og sidene mottakeren skal bruke etter å ha klikket.
| Kontroll | Det du ser etter |
|---|---|
| Bilder slått av | Budskap, tid, sted og neste steg er fortsatt forståelige. |
| Mobil og forstørret tekst | Innhold og kontroller er tilgjengelige uten at informasjon forsvinner. |
| Tastatur | Lenkene kan brukes, og fokus er synlig. |
| Skjermleser | Overskrifter, leserekkefølge og bildealternativer gir sammenheng. |
| Mørk modus | Tekst, logo og knapper er fortsatt forståelige. |
| Målsider og vedlegg | Påmelding, informasjon og dokumenter kan brukes. |
Noter program, enhet, problem og tiltak. Automatiske kontroller av nettversjonen kan hjelpe, men viser ikke alene hvordan e-posten fungerer i alle programmer.
Fordel rettingene
Redaktøren har ansvar for ordvalg, overskriftsformater, lenker og meningsfull alternativ tekst. Den malansvarlige må kontrollere blant annet underliggende leserekkefølge, språkmerking og struktur. IdRelay støtter maler, overskrifter, lenker og alternativ tekst, men det ferdige innholdet må fortsatt prøves.
Hvilke lovkrav som gjelder, avhenger av virksomheten, tjenesten og publiseringsformen. For svenske forhold finnes veiledning hos Digg og PTS. Språket i brevet avgjør ikke hvilket lands regler som gjelder.
Bruk kontrollene sammen med arbeidsflyten for nyhetsbrev. Les om utsendelser i IdRelay, eller kontakt support når selve malen må endres.