En eventplan behöver visa mer än när inbjudan ska skickas. Den ska tala om vem som behöver vilket besked, vilken kanal som passar och vem som följer upp om något ändras. Då blir det lättare att hålla informationen sammanhängande genom hela deltagarresan.
Vi använder Verkstadsgemenskapens påhittade reparationskväll som exempel. Den har 30 platser och är begränsad till inbjudna medlemmar. Tiderna nedan är ett planeringsförslag, inte en regel för när eventmeddelanden alltid bör skickas.
Bestäm grupperna först
En inbjuden person som inte har svarat behöver ett annat meddelande än den som redan har en bokad plats. Håll isär inbjudna, anmälda, väntande, avbokade och incheckade. Den sista gruppen visar registrerad närvaro; en anmälan gör inte det.
Skriv även vad eventet ska leda till. I exemplet ska deltagarna få hjälp att bedöma nästa steg för en trasig sak. Det styr både inbjudans innehåll och frågorna i utvärderingen.
Gör en plan per tillfälle
| Tillfälle | Grupp | Innehåll och kanal | Ansvar |
|---|---|---|---|
| Fyra veckor före | Utvalda inbjudna | E-post med syfte, program och anmälan. | Kommunikatör |
| Vid bokning | Den som fått plats | Bekräftelse med tid, plats och personlig ändringslänk. | Eventansvarig granskar inställningen |
| En vecka före | Inbjudna som inte anmält sig | En relevant påminnelse om anmälan fortfarande är öppen och platssituationen medger den. | Kommunikatör |
| Dagen före | Anmälda | Praktisk information via e-post; SMS om det fyller ett tydligt behov och kan användas för mottagaren. | Eventansvarig |
| Vid förändring | Berörda deltagare | Korrigerad plats eller tid med tydlig rubrik. | Eventansvarig |
| Dagen efter | Incheckade | Tack, material och kort utvärdering av upplevelsen. | Enkätansvarig |
Planen kan innehålla både manuellt arbete och schemalagda meddelanden. Ange vilket som gäller, så att ingen tror att en rad i ett dokument redan har blivit en inställning i verktyget.
Låt inbjudan och eventsidan säga samma sak
Inbjudan ska förklara varför man ska delta. Eventsidan samlar program, tid, plats, kontaktväg och villkor för anmälan. Kontrollera att båda beskriver samma event och att en länkad mötestjänst är rätt om ni träffas digitalt.
Ett eget bekräftelseexempel:
Du har en plats på reparationskvällen den 12 november klockan 18.00–20.00. Vi ses i föreningens verkstad. Läs informationen om vad du kan ta med. Använd din personliga länk om du behöver ändra eller avboka.
I det färdiga meddelandet används eventets aktuella uppgifter och avsedda personliga länk. Kopiera inte en deltagares länk till ett allmänt utskick.
Ställ in kommunikationen i IdRelay
IdRelay har eventbekräftelser via e-post och SMS samt inställningar för kanal, tid, målgrupp och meddelande. Schemalagda påminnelser kräver att eventet är begränsat till endast inbjudna. Kontrollera eventtypen innan ni planerar ett automatiskt påminnelseflöde. Ett öppet event ska inte beskrivas som om samma flöde gäller där.
SMS kräver aktiverat SMS-stöd och ett giltigt mobilnummer. Kontrollera också kanalens avregistreringar. Egna SMS-texter kan bli flera meddelandesegment; prova den färdiga texten med länkar och nödvändig avregistreringsinformation innan ni bedömer kostnaden.
Väljer ni egna meddelandeutskick ska de vara rätt för kanal och tillfälle. Kontrollera att utskicken är publicerade och att de underliggande sändjobben är aktiva. Om eventet finns på flera språk behöver fasta texter i separata utskick egen språkhantering. De översätts inte automatiskt bara för att eventsidan har fler språk.
Prova även det som avviker
Gör en testanmälan, ändra den och avboka. Kontrollera beskeden för varje kanal ni använder. Prova även en väntande person och en deltagare utan mobilnummer. Granska tiderna i eventets tidszon.
När datum, plats eller innehåll ändras behöver både eventsida, kommunikationsplan och berörda meddelanden granskas. Följ sändstatus om ett besked verkar saknas innan du beställer ett nytt utskick.
Följ upp rätt upplevelse
Fråga incheckade deltagare om genomförandet. Om ni vill veta varför någon uteblev, använd en annan fråga till den gruppen. IdRelay kan koppla en enkät till eventet och hålla resultatet i en egen enkätomgång för eventet.
Läs om Event i IdRelay och Enkäter. Fortsätt med deltagarhantering och frågor som går att använda.