En bra deltagarlista hjälper dig att svara på tre olika frågor: vem har fått plats, vem väntar och vem kom faktiskt? När dessa uppgifter blandas ihop blir det lätt fel i påminnelser, entrélistor och uppföljning.
Vi använder ett fiktivt event med 30 platser. Före publicering provar arrangören fem deltagarfall. Samma kontroll går att anpassa till ett seminarium, en medlemskväll eller en utbildning.
Välj vem som får anmäla sig
I IdRelay kan anmälan vara öppen för alla med länken eller begränsad till inbjudna. Välj efter målgruppen, inte efter vilken adress som är enklast att sprida. Kontrollera även registreringsperiod, platsgräns och om väntelista ska användas.
Vid ett öppet event kan en gemensam länk eller QR-kod leda till anmälan. En personlig länk hör däremot till en viss deltagare och ska inte användas som allmän inbjudningslänk. Prova den faktiska vägen från utskick eller affisch till formulär.
Be bara om det ni behöver
Låt varje fält ha ett tydligt syfte. Namn och kontaktuppgift kan behövas för bokningen. Företag och befattning kan vara frivilliga eller onödiga. Mobilnummer behöver ett tydligt användningsområde om ni ber om det.
IdRelay låter er bland annat dölja, göra frivilliga eller kräva mobilnummer, företag och befattning. Kontrollera formuläret på mobil: går det att förstå felen, fylla i uppgifterna och slutföra anmälan?
Om ni frågar om mat eller andra behov, beskriv vad ni behöver veta och vem som får ta del av svaret. Undvik öppna uppmaningar att skriva känsliga detaljer som arrangören inte behöver.
Skilj status från närvaro
| Uppgift | Vad den betyder för arbetet |
|---|---|
| Inbjuden utan anmälan | Personen har ännu ingen bokad plats. |
| Anmäld | Personen har en aktiv bokning, men har inte nödvändigtvis kommit. |
| Väntande | Personen väntar på möjlighet att boka och tar ingen bokad plats. |
| Avbokad | Bokningen ska inte räknas som aktiv. |
| Incheckad | Närvaro har registrerats. |
Inbjudningsunderlag, bokningsstatus och närvaro är olika uppgifter, inte alltid en enda statuskolumn. Använd dem efter frågan du ska besvara.
Prova fem deltagarfall
Använd egna testuppgifter och kontrollera både deltagarens besked och administratörens lista.
| Testperson | Händelse | Förväntad kontroll |
|---|---|---|
| Alex | Bokar en ledig plats | Bokningen och bekräftelsen stämmer. |
| Bo | Försöker anmäla sig när det är fullt | Får korrekt besked och kan välja väntelista om den erbjuds. |
| Charlie | Ändrar en uppgift via sin länk | Den aktuella uppgiften visas i deltagarunderlaget. |
| Dani | Avbokar en bokad plats | Personen lämnar det aktiva urvalet och platsen hanteras korrekt. |
| Eli | Kommer och checkas in | Närvaron registreras utan en extra bokning. |
I den dokumenterade väntelistehanteringen är besked om en ledig plats inte en reservation. Personen behöver fortfarande boka, och platskontrollen avgör om plats finns kvar. Skriv därför inte ”du har fått en plats” i ett besked som bara berättar att en plats blivit ledig.
Kontrollera också vad som händer när anmälan är stängd. Återbokning och nya bokningar ska följa eventets aktuella period- och platsregler.
Förbered mottagandet på plats
IdRelay stöder sökning och manuell incheckning samt incheckning med deltagarens personliga QR-kod via kamera eller ansluten läsare. Aktivera den metod ni ska använda och prova utrustningen innan entrén öppnar.
Skilj på tre saker: QR till en öppen anmälan, deltagarens personliga QR för incheckning och en utskriven namnbricka. IdRelays namnbrickor innehåller inte personliga QR-koder. Självregistrering av nya besökare gäller öppna event.
Fördela entréarbetet och planera hur ni hanterar en person som inte hittas i listan. En utskrivbar avprickningslista kan vara en reservrutin. Om ni använder papper behöver någon föra tillbaka närvaron kontrollerat efteråt; anta inte automatisk synkning.
Använd rätt urval efteråt
Kontrollera avbokningar och registrerad närvaro innan tack och utvärdering skickas. Frågor om själva upplevelsen passar dem som deltog. Den som bara stod på väntelistan har en annan erfarenhet.
Läs om Event i IdRelay, bygg en kommunikationsplan och förbered utvärderingsfrågorna. För ansvarsfrågor, se IdRelays vägledning om mottagaruppgifter.