En nyttig deltakerliste svarer på tre ulike spørsmål: Hvem har fått plass, hvem venter, og hvem kom faktisk? Når disse opplysningene blandes sammen, blir det lett feil i påminnelser, inngangslister og oppfølging.
Vi bruker et fiktivt arrangement med 30 plasser. Før publisering tester arrangøren fem deltakerforløp. De samme kontrollene kan tilpasses et seminar, en medlemskveld eller et kurs.
Velg hvem som får melde seg på
I IdRelay kan påmeldingen være åpen for alle med lenken eller begrenset til inviterte. Velg ut fra målgruppen, ikke hvilken lenke som er enklest å dele. Kontroller også påmeldingsperiode, plassgrense og om venteliste skal tilbys.
På et åpent arrangement kan en felles lenke eller QR-kode føre til påmeldingen. En personlig lenke tilhører derimot en bestemt deltaker og skal ikke brukes som generell invitasjonslenke. Prøv den faktiske veien fra e-post eller plakat til skjema.
Be bare om det dere trenger
Hvert felt bør ha et tydelig formål. Navn og kontaktopplysning kan være nødvendig for påmeldingen. Virksomhet og stilling kan være frivillig eller unødvendig. Forklar bruken hvis dere ber om mobilnummer.
I IdRelay kan blant annet mobilnummer, virksomhet og stilling skjules, være frivillig eller gjøres obligatorisk. Kontroller skjemaet på mobil: Kan deltakeren forstå feilene, fylle ut opplysningene og fullføre påmeldingen?
Spør dere om mat eller andre behov, forklar hva dere trenger å vite, og hvem som får se svaret. Unngå åpne oppfordringer til å skrive sensitive detaljer arrangøren ikke trenger.
Skill påmeldingsstatus fra oppmøte
| Opplysning | Betydning for arbeidet |
|---|---|
| Invitert uten påmelding | Personen har ennå ikke en reservert plass. |
| Påmeldt | Personen har en aktiv plass, men har ikke nødvendigvis møtt opp. |
| Ventende | Personen venter på mulighet til å melde seg på og tar ingen bestilt plass. |
| Avmeldt | Påmeldingen skal ikke regnes som aktiv. |
| Innsjekket | Oppmøte er registrert. |
Invitasjonsgrunnlag, påmeldingsstatus og oppmøte er ulike opplysninger, ikke alltid én statuskolonne. Bruk dem ut fra spørsmålet du skal besvare.
Test fem deltakerforløp
Bruk oppdiktede testdata og kontroller både deltakerens beskjed og administrasjonslisten.
| Testperson | Hendelse | Det som skal kontrolleres |
|---|---|---|
| Alex | Melder seg på en ledig plass | Påmelding og bekreftelse stemmer. |
| Bo | Forsøker å melde seg på når det er fullt | Får riktig beskjed og kan velge venteliste hvis den tilbys. |
| Charlie | Endrer en opplysning via sin lenke | Deltakeropplysningene viser gjeldende verdi. |
| Dani | Melder seg av en bestilt plass | Forlater det aktive utvalget, og plassen håndteres riktig. |
| Eli | Kommer og sjekkes inn | Oppmøte registreres uten en ekstra påmelding. |
I den dokumenterte ventelistehåndteringen er beskjed om en ledig plass ikke en reservasjon. Personen må fortsatt melde seg på, og kapasiteten kontrolleres da. Ikke skriv «du har fått plass» i en melding som bare forteller at en plass er blitt ledig.
Kontroller også hva som skjer når påmeldingen er stengt. Ny påmelding etter avmelding og helt nye påmeldinger må følge gjeldende periode- og plassregler.
Forbered mottaket på stedet
IdRelay støtter søk etter deltakere, manuell innsjekking og skanning av deltakernes personlige QR-koder med kamera eller tilkoblet leser. Aktiver metoden dere skal bruke, og test utstyret før inngangen åpner.
Skill mellom QR til åpen påmelding, deltakerens personlige QR for innsjekking og et utskrevet navneskilt. Navneskiltene i IdRelay inneholder ikke personlige QR-koder. Selvregistrering for nye besøkende gjelder åpne arrangementer.
Fordel arbeidet ved inngangen og avklar hva dere gjør når en person ikke finnes i listen. En utskrivbar avkrysningsliste kan være en reserve. Bruker dere papir, må noen registrere oppmøtet kontrollert i etterkant; ikke legg til grunn automatisk synkronisering.
Velg riktig gruppe etterpå
Kontroller avmeldinger og registrert oppmøte før dere sender takk og evaluering. Spørsmål om gjennomføringen passer dem som deltok. Den som bare sto på venteliste, har en annen erfaring.
Les om arrangementer i IdRelay, lag en kommunikasjonsplan og forbered evalueringsspørsmålene. Se også IdRelays veiledning om mottakeropplysninger.