En kommunikasjonsplan trenger mer enn datoen for invitasjonen. Den bør vise hvem som trenger hvilken beskjed, hvilken kanal som passer, og hvem som følger opp endringer. Da blir det lettere å holde informasjonen sammenhengende gjennom hele deltakerreisen.
Vi bruker Verkstedfellesskapets oppdiktede reparasjonskveld som eksempel. Den har 30 plasser og er begrenset til inviterte medlemmer. Tidspunktene nedenfor er forslag til planlegging, ikke regler for når arrangementsmeldinger alltid bør sendes.
Bestem gruppene først
En invitert person som ikke har svart, trenger en annen melding enn den som har fått plass. Skill mellom inviterte, påmeldte, ventende, avmeldte og innsjekkede. Den siste gruppen viser registrert oppmøte; en påmelding gjør ikke det.
Beskriv også hva arrangementet skal føre til. I eksempelet skal deltakerne få hjelp til å vurdere neste steg for en ødelagt gjenstand. Det styrer både invitasjonen og spørsmålene i evalueringen.
Lag en plan for hvert tidspunkt
| Tidspunkt | Gruppe | Innhold og kanal | Ansvar |
|---|---|---|---|
| Fire uker før | Utvalgte inviterte | E-post med formål, program og påmelding. | Kommunikatør |
| Ved påmelding med plass | Den som har fått plass | Bekreftelse med tid, sted og personlig endringslenke. | Arrangementsansvarlig kontrollerer innstillingen |
| Én uke før | Inviterte som ikke har meldt seg på | Relevant påminnelse hvis påmeldingen fortsatt er åpen og plassituasjonen tillater det. | Kommunikatør |
| Dagen før | Påmeldte | Praktisk e-post; SMS når det er nyttig og kan brukes for mottakeren. | Arrangementsansvarlig |
| Ved endring | Berørte deltakere | Korrigert tid eller sted med tydelig overskrift. | Arrangementsansvarlig |
| Dagen etter | Innsjekkede | Takk, materiell og en kort undersøkelse om opplevelsen. | Undersøkelsesansvarlig |
Planen kan kombinere manuelle oppgaver og planlagte meldinger. Skriv hva som gjelder: En rad i et dokument er ikke en ferdig innstilling i verktøyet.
La invitasjonen og arrangementssiden stemme overens
Invitasjonen forklarer hvorfor man bør delta. Arrangementssiden samler program, tid, sted, kontaktinformasjon og påmeldingsvilkår. Kontroller at begge beskriver samme arrangement. Møtes dere digitalt, må også lenken til den eksterne møtetjenesten være riktig.
Et eget eksempel på bekreftelse:
Du har fått plass på reparasjonskvelden 12. november klokken 18.00–20.00 i foreningens verksted. Les informasjonen om hva du kan ta med. Bruk den personlige lenken din hvis du må endre eller melde deg av.
Den ferdige meldingen skal bruke gjeldende arrangementsopplysninger og riktig personlig lenke. Ikke kopier én deltakers lenke inn i en generell utsendelse.
Sett opp kommunikasjonen i IdRelay
IdRelay støtter arrangementsbekreftelser på e-post og SMS samt innstillinger for kanal, tid, målgruppe og melding. Planlagte påminnelser krever et arrangement som bare er åpent for inviterte. Kontroller arrangementstypen før dere planlegger en automatisk påminnelsesrekke. Ikke legg til grunn at samme flyt gjelder for åpne arrangementer.
SMS krever aktivert SMS-støtte og et gyldig mobilnummer. Kontroller også avmeldinger for kanalen. Egne SMS-tekster kan bli flere meldingssegmenter. Prøv den ferdige teksten med lenker og nødvendig avmeldingsinformasjon før dere vurderer kostnaden.
Bruker dere egne utsendelser, må meldingen passe til kanal og anledning. Kontroller at utsendelsene er publisert og at de underliggende sendejobbene er aktive. Faste tekster i separate utsendelser trenger egen språkhåndtering. De oversettes ikke automatisk fordi arrangementssiden finnes på flere språk.
Test også avvikene
Gjør en testpåmelding, endre den og meld deg av. Kontroller beskjedene for hver kanal dere skal bruke. Test også en person på venteliste og en deltaker uten mobilnummer. Gå gjennom tidene i arrangementets tidssone.
Når dato, sted eller innhold endres, må arrangementssiden, kommunikasjonsplanen og berørte meldinger kontrolleres. Undersøk sendestatus hvis en beskjed ser ut til å mangle, før du bestiller en ny utsendelse.
Spør riktig gruppe om opplevelsen
Spør innsjekkede deltakere om gjennomføringen. Vil dere vite hvorfor noen ikke møtte opp, bruk et annet spørsmål til den gruppen. IdRelay kan koble en undersøkelse til arrangementet og holde resultatene i en egen undersøkelsesrunde for det arrangementet.
Les om arrangementer i IdRelay og undersøkelser. Fortsett med deltakerhåndtering og spørsmål som kan brukes til noe.