En kommunikationsplan til et event kræver mere end en invitationsdato. Den skal vise, hvem der har brug for hver besked, hvilken kanal der passer til formålet, og hvem der håndterer ændringer. Så bliver det lettere at holde informationen ensartet gennem deltagerens forløb.
Eksemplet er Værkstedsfællesskabets fiktive reparationsaften. Der er 30 pladser, og eventet er kun for inviterede medlemmer. Tidspunkterne nedenfor er planlægningsforslag og ikke universelle regler for, hvornår eventbeskeder skal sendes.
Definér grupperne først
En inviteret, der ikke har svaret, har brug for en anden besked end en person med en bekræftet plads. Hold inviterede, tilmeldte, ventelistede, afmeldte og indtjekkede deltagere adskilt. Den sidste gruppe viser registreret fremmøde; tilmelding alene gør ikke.
Afklar også eventets formål. Her skal deltagerne få hjælp til at finde næste skridt for en ødelagt genstand. Formålet former både invitationen og evalueringsspørgsmålene.
Planlæg hver besked for sig
| Hvornår | Gruppe | Indhold og kanal | Ansvarlig |
|---|---|---|---|
| Fire uger før | Udvalgte inviterede | E-mail med formål, program og tilmelding. | Kommunikationsredaktør |
| Ved booking | Person med bekræftet plads | Bekræftelse med tid, sted og personligt administrationslink. | Eventansvarlig kontrollerer indstillinger |
| En uge før | Inviterede, der ikke er tilmeldt | Relevant påmindelse, hvis tilmeldingen er åben, og kapaciteten tillader det. | Kommunikationsredaktør |
| Dagen før | Tilmeldte | Praktisk e-mail; SMS, hvor det er nyttigt og tilgængeligt for modtageren. | Eventansvarlig |
| Ved ændringer | Berørte deltagere | Rettet tid eller sted med en tydelig overskrift. | Eventansvarlig |
| Dagen efter | Indtjekkede | Tak, materialer og et kort spørgeskema om oplevelsen. | Spørgeskemaansvarlig |
Planen kan kombinere manuelle opgaver og planlagte beskeder. Angiv, hvad der er hvad: En række i et dokument er endnu ikke en indstilling i systemet.
Afstem invitation og eventside
Invitationen forklarer, hvorfor man skal deltage. Eventsiden samler program, tid, sted, kontaktoplysninger og tilmeldingsvilkår. Kontrollér, at de beskriver samme event. Ved et onlinemøde skal linket til den eksterne mødetjeneste også kontrolleres.
Et eksempel på en bekræftelse:
Du har en plads til reparationsaftenen den 12. november kl. 18.00–20.00 i fællesværkstedet. Læs, hvad du kan tage med. Brug dit personlige link, hvis du skal ændre eller annullere din booking.
Den færdige besked skal bruge eventets aktuelle oplysninger og det tilsigtede personlige link. Kopiér aldrig én deltagers link ind i en generel udsendelse.
Opsæt kommunikationen i IdRelay
IdRelay understøtter eventbekræftelser via e-mail og SMS med valg af kanal, tidspunkt, målgruppe og besked. Planlagte påmindelser kræver et event kun for inviterede. Kontrollér eventtypen, før du designer en automatisk række påmindelser. Antag ikke, at samme forløb gælder for et åbent event.
SMS kræver aktiveret SMS-understøttelse og et gyldigt mobilnummer. Kontrollér også afmeldinger for kanalen. Egen SMS-tekst kan give flere beskedsegmenter; test den færdige tekst med links og nødvendig afmeldingsinformation, før du vurderer prisen.
Bruger du egne udsendelser, skal du vælge den rette besked til kanal og anledning. Kontrollér, at udsendelserne er publiceret, og at de bagvedliggende afsendelsesjob er aktive. Ved flersprogede events kræver fast tekst i separate udsendelser sin egen sproghåndtering. Den oversættes ikke automatisk, fordi eventsiden har flere sprog.
Test også undtagelserne
Opret en testtilmelding, ændr den og annullér den. Kontrollér beskederne for alle kanaler, I vil bruge. Test også en person på venteliste og en deltager uden mobilnummer. Gennemgå tidspunkterne i eventets tidszone.
Ændres dato, sted eller indhold, skal eventsiden, kommunikationsplanen og berørte beskeder gennemgås. Hvis en besked ser ud til at mangle, skal afsendelsesstatus undersøges, før der bestilles en ny udsendelse.
Spørg de rette personer om oplevelsen
Spørg indtjekkede deltagere om selve eventet. Vil I forstå, hvorfor nogen ikke deltog, skal den gruppe have et andet spørgsmål. IdRelay kan knytte et spørgeskema til eventet og holde resultaterne i en særskilt svarrunde for det event.
Udforsk IdRelay Events og Spørgeskemaer. Fortsæt med deltagerhåndtering og spørgsmål, der giver brugbare svar.