Ein Kommunikationsplan braucht mehr als einen Versandtermin für die Einladung. Er sollte zeigen, wer welche Nachricht benötigt, welcher Kanal passt und wer Änderungen übernimmt. So bleiben die Informationen über den gesamten Ablauf hinweg konsistent.
Unser Beispiel ist der erfundene Reparaturabend der Werkstattgemeinschaft. Er bietet 30 Plätze und richtet sich ausschließlich an eingeladene Mitglieder. Die folgenden Zeitpunkte sind Planungsvorschläge, keine allgemeingültigen Versandregeln.
Legen Sie zuerst die Gruppen fest
Eine eingeladene Person ohne Rückmeldung braucht eine andere Nachricht als jemand mit einem gebuchten Platz. Unterscheiden Sie Eingeladene, Angemeldete, Wartende, Abgemeldete und Eingecheckte. Nur die letzte Gruppe steht für erfasste Anwesenheit; eine Anmeldung allein tut das nicht.
Bestimmen Sie auch das Ziel des Events. Im Beispiel sollen die Teilnehmenden den nächsten Schritt für einen defekten Gegenstand finden. Daran orientieren sich Einladung und Auswertung.
Planen Sie jeden Anlass einzeln
| Zeitpunkt | Gruppe | Inhalt und Kanal | Verantwortung |
|---|---|---|---|
| Vier Wochen vorher | Ausgewählte Eingeladene | E-Mail mit Zweck, Programm und Anmeldung. | Redaktion |
| Bei der Buchung | Person mit gebuchtem Platz | Bestätigung mit Zeit, Ort und persönlichem Verwaltungslink. | Eventverantwortliche prüfen die Einstellung |
| Eine Woche vorher | Eingeladene ohne Anmeldung | Passende Erinnerung, sofern die Anmeldung offen ist und die Platzsituation es erlaubt. | Redaktion |
| Am Vortag | Angemeldete | Praktische E-Mail; SMS bei klarem Nutzen und geeigneten Voraussetzungen. | Eventverantwortliche |
| Bei Änderungen | Betroffene | Korrigierte Zeit oder neuer Ort mit eindeutiger Überschrift. | Eventverantwortliche |
| Am Folgetag | Eingecheckte | Dank, Materialien und kurze Umfrage zum Erlebnis. | Umfrageverantwortliche |
Der Plan kann manuelle Aufgaben und geplante Nachrichten enthalten. Kennzeichnen Sie den Unterschied: Eine Tabellenzeile ist noch keine eingerichtete Funktion im System.
Stimmen Sie Einladung und Eventseite ab
Die Einladung erklärt den Nutzen der Teilnahme. Auf der Eventseite stehen Programm, Zeit, Ort, Kontakt und Anmeldebedingungen. Prüfen Sie die Übereinstimmung. Bei einem Onlineevent kontrollieren Sie auch den Link zum externen Meetingdienst.
Ein eigenes Bestätigungsbeispiel:
Sie haben einen Platz beim Reparaturabend am 12. November von 18.00 bis 20.00 Uhr in der Gemeinschaftswerkstatt. Bitte lesen Sie, was Sie mitbringen können. Über Ihren persönlichen Link können Sie die Buchung ändern oder stornieren.
Die fertige Nachricht muss die aktuellen Eventdaten und den vorgesehenen persönlichen Link verwenden. Übernehmen Sie niemals den Link einer Person in einen allgemeinen Versand.
Richten Sie die Kommunikation in IdRelay ein
IdRelay unterstützt Eventbestätigungen per E-Mail und SMS sowie Einstellungen für Kanal, Zeitpunkt, Zielgruppe und Nachricht. Geplante Erinnerungen setzen ein Event ausschließlich für Eingeladene voraus. Prüfen Sie den Eventtyp, bevor Sie eine automatische Erinnerungsfolge planen. Für offene Events darf derselbe Ablauf nicht einfach vorausgesetzt werden.
SMS setzt aktivierte SMS-Unterstützung und eine gültige Mobilnummer voraus. Beachten Sie auch Abmeldungen für diesen Kanal. Eigene SMS-Texte können mehrere Nachrichtensegmente erzeugen. Testen Sie den fertigen Text einschließlich Links und erforderlicher Abmeldeinformationen, bevor Sie die Kosten einschätzen.
Wählen Sie bei eigenen Kampagnen die passende Nachricht für Kanal und Anlass. Die Kampagnen müssen veröffentlicht und die zugehörigen Versandjobs aktiv sein. Feste Texte in separaten Kampagnen benötigen bei mehrsprachigen Events eine eigene Sprachpflege. Eine mehrsprachige Eventseite übersetzt diese Texte nicht automatisch.
Prüfen Sie auch Abweichungen
Legen Sie eine Testanmeldung an, ändern und stornieren Sie sie. Kontrollieren Sie die Nachrichten für jeden verwendeten Kanal. Testen Sie zusätzlich eine wartende Person und eine Person ohne Mobilnummer. Prüfen Sie die Zeiten in der Zeitzone des Events.
Ändern sich Datum, Ort oder Inhalt, müssen Eventseite, Kommunikationsplan und betroffene Nachrichten geprüft werden. Wenn eine Nachricht fehlt, untersuchen Sie den Versandstatus, bevor Sie erneut versenden.
Fragen Sie die passende Gruppe nach ihrem Erlebnis
Fragen Sie eingecheckte Personen nach der Durchführung. Möchten Sie erfahren, warum jemand nicht teilgenommen hat, braucht diese Gruppe eine andere Frage. IdRelay kann eine Umfrage mit dem Event verknüpfen und die Ergebnisse in einer eigenen Umfragerunde für dieses Event führen.
Mehr zu IdRelay Events und Umfragen. Lesen Sie auch über Teilnehmerverwaltung und nützliche Umfragefragen.