Eine nützliche Teilnehmerliste beantwortet drei verschiedene Fragen: Wer hat einen Platz, wer wartet und wer war tatsächlich da? Werden diese Angaben vermischt, entstehen leicht Fehler in Erinnerungen, Einlasslisten und Nachfassnachrichten.
Unser fiktives Event hat 30 Plätze. Vor der Veröffentlichung prüft die Organisation fünf Teilnahmefälle. Dieselben Kontrollen lassen sich für Seminare, Mitgliederabende und Schulungen anpassen.
Entscheiden Sie über den Zugang zur Anmeldung
In IdRelay kann die Anmeldung für alle mit dem Link offen oder auf Eingeladene beschränkt sein. Entscheiden Sie nach der Zielgruppe, nicht nach dem einfachsten Verteilweg. Legen Sie auch Anmeldezeitraum, Kapazität und gegebenenfalls Warteliste fest.
Bei einem offenen Event können ein gemeinsamer Link oder QR-Code zur Anmeldung führen. Ein persönlicher Link gehört dagegen zu einer bestimmten Person und eignet sich nicht als allgemeiner Einladungslink. Testen Sie den tatsächlichen Weg von E-Mail oder Plakat zum Formular.
Fragen Sie nur benötigte Angaben ab
Jedes Feld braucht einen Zweck. Name und Kontaktdaten können für die Buchung erforderlich sein. Unternehmen und Position können freiwillig oder entbehrlich sein. Erklären Sie den Verwendungszweck, wenn Sie eine Mobilnummer abfragen.
In IdRelay lassen sich etwa Mobilnummer, Unternehmen und Position ausblenden, freiwillig abfragen oder verpflichtend machen. Prüfen Sie das Formular auf dem Smartphone: Sind Fehlermeldungen verständlich, können Angaben eingegeben und kann die Anmeldung abgeschlossen werden?
Erklären Sie bei Fragen zu Verpflegung oder weiteren Bedürfnissen, welche Angaben nötig sind und wer sie sieht. Vermeiden Sie offene Aufforderungen zu sensiblen Details, die Sie nicht benötigen.
Trennen Sie Buchungsstatus und Anwesenheit
| Angabe | Bedeutung für Ihre Arbeit |
|---|---|
| Eingeladen ohne Anmeldung | Es ist noch kein Platz gebucht. |
| Angemeldet | Eine aktive Buchung liegt vor, aber noch kein Anwesenheitsnachweis. |
| Wartend | Die Person wartet auf eine Buchungsmöglichkeit und belegt keinen gebuchten Platz. |
| Storniert | Die Buchung zählt nicht mehr als aktiv. |
| Eingecheckt | Anwesenheit wurde erfasst. |
Einladungsdaten, Buchungsstatus und Anwesenheit sind unterschiedliche Angaben und nicht zwangsläufig eine einzige Statusspalte. Wählen Sie sie passend zur jeweiligen Frage aus.
Prüfen Sie fünf Teilnahmefälle
Verwenden Sie erfundene Testdaten und kontrollieren Sie sowohl die Nachricht als auch die Verwaltungsliste.
| Testperson | Vorgang | Prüfung |
|---|---|---|
| Alex | Bucht einen freien Platz | Buchung und Bestätigung stimmen überein. |
| Bo | Meldet sich bei voller Belegung an | Erhält den richtigen Hinweis und kann gegebenenfalls die Warteliste wählen. |
| Charlie | Ändert eine Angabe über den persönlichen Link | Die aktuelle Angabe erscheint im Teilnehmerdatensatz. |
| Dani | Storniert eine Buchung | Verlässt die aktive Auswahl; der Platz wird korrekt behandelt. |
| Eli | Kommt und wird eingecheckt | Anwesenheit wird ohne zusätzliche Buchung erfasst. |
Im dokumentierten Wartelistenverfahren reserviert die Nachricht über einen freien Platz diesen nicht. Die Person muss weiterhin buchen; erst dabei wird die Verfügbarkeit geprüft. Schreiben Sie daher nicht „Sie haben einen Platz“, wenn lediglich ein freier Platz angekündigt wird.
Prüfen Sie auch das Verhalten nach Anmeldeschluss. Erneute und neue Buchungen müssen den aktuellen Zeitraum- und Kapazitätsregeln folgen.
Bereiten Sie den Einlass vor
IdRelay unterstützt Teilnehmersuche, manuellen Check-in und das Einlesen persönlicher QR-Codes über Kamera oder angeschlossenes Lesegerät. Aktivieren Sie die gewählte Methode und testen Sie die Geräte vor dem Einlass.
Unterscheiden Sie den QR-Code zur offenen Anmeldung, den persönlichen QR-Code zum Check-in und das gedruckte Namensschild. IdRelays Namensschilder enthalten keine persönlichen QR-Codes. Die Selbstregistrierung neuer Besucher gilt für offene Events.
Verteilen Sie Aufgaben und legen Sie fest, wie Sie mit nicht auffindbaren Personen umgehen. Eine ausdruckbare Abhakliste kann als Reserve dienen. Bei Papierlisten muss jemand die Anwesenheit anschließend kontrolliert übertragen; setzen Sie keine automatische Synchronisierung voraus.
Wählen Sie danach die richtigen Personen aus
Prüfen Sie Stornierungen und Anwesenheit vor Dankesnachrichten und Auswertungen. Fragen zur Durchführung passen zu Personen, die teilgenommen haben. Wer auf der Warteliste blieb, hat eine andere Erfahrung gemacht.
Mehr zu IdRelay Events, zum Kommunikationsplan und zu Umfragefragen. Hinweise zum Umgang mit Daten finden Sie in IdRelays Leitfaden zu Empfängerangaben.