En brugbar deltagerliste besvarer tre forskellige spørgsmål: Hvem har en plads, hvem venter, og hvem deltog faktisk? Sammenblanding kan skabe fejl i påmindelser, indgangslister og opfølgning.
Vores fiktive event har 30 pladser. Før publicering tester arrangøren fem deltagerscenarier. Tilpas de samme kontroller til et seminar, medlemsarrangement eller kursus.
Beslut, hvem der må tilmelde sig
IdRelay understøtter åben tilmelding for alle med linket eller tilmelding kun for inviterede. Vælg efter målgruppen frem for det link, der er lettest at dele. Angiv også tilmeldingsperiode, kapacitet og eventuel venteliste.
Ved et åbent event kan et fælles link eller en QR-kode føre til tilmeldingen. Et personligt link tilhører en bestemt deltager og skal ikke bruges som et generelt invitationslink. Test den faktiske vej fra e-mail eller plakat til formular.
Spørg kun efter nødvendige oplysninger
Giv hvert felt et klart formål. Navn og kontaktoplysninger kan være nødvendige for bookingen. Virksomhed og stilling kan være valgfrie eller overflødige. Forklar formålet, hvis du beder om et mobilnummer.
I IdRelay kan du skjule felter som mobilnummer, virksomhed og stilling eller gøre dem valgfrie eller obligatoriske. Test formularen på en telefon: Kan personen forstå fejlmeddelelserne, indtaste sine oplysninger og gennemføre tilmeldingen?
Spørger I om forplejning eller andre behov, så forklar, hvilke oplysninger der er brug for, og hvem der ser dem. Undgå at opfordre til følsomme oplysninger, som arrangøren ikke har brug for.
Skeln mellem bookingstatus og fremmøde
| Oplysning | Betydning for arbejdet |
|---|---|
| Inviteret, men ikke tilmeldt | Personen har endnu ikke en booket plads. |
| Tilmeldt | Der er en aktiv booking, men fremmøde er ikke fastslået. |
| På venteliste | Personen venter på en mulighed for at booke og har ingen booket plads. |
| Afmeldt | Bookingen skal ikke længere tælle som aktiv. |
| Indtjekket | Fremmøde er registreret. |
Invitationer, bookingstatus og fremmøde er forskellige oplysninger og ikke nødvendigvis én statuskolonne. Brug dem efter det spørgsmål, du skal besvare.
Test fem deltagerscenarier
Brug syntetiske oplysninger, og kontrollér både deltagerens besked og den administrative liste.
| Testperson | Handling | Hvad kontrolleres? |
|---|---|---|
| Alex | Booker en ledig plads | Booking og bekræftelse stemmer overens. |
| Bo | Forsøger at tilmelde sig et fuldt event | Får korrekt besked og kan vælge ventelisten, hvis den tilbydes. |
| Charlie | Ændrer en oplysning via sit link | Deltagerposten viser aktuelle oplysninger. |
| Dani | Annullerer en booket plads | Forsvinder fra det aktive udvalg, og pladsen håndteres korrekt. |
| Eli | Ankommer og tjekker ind | Fremmøde registreres uden en ny booking. |
I den dokumenterede ventelisteproces er besked om en ledig plads ikke en reservation. Personen skal stadig booke, og kapaciteten kontrolleres ved booking. Skriv ikke »du har en plads« i en besked, der blot fortæller, at en plads er blevet ledig.
Kontrollér også, hvad der sker, efter tilmeldingen lukker. Gentilmelding og nye tilmeldinger skal følge eventets aktuelle tids- og kapacitetsregler.
Forbered indgangen
IdRelay understøtter søgning efter deltagere, manuel indtjekning og scanning af personlige QR-koder med kamera eller tilsluttet læser. Aktivér den valgte metode, og test udstyret, før indgangen åbner.
Skeln mellem en QR-kode til åben tilmelding, deltagerens personlige QR-kode til indtjekning og et trykt navneskilt. IdRelays navneskilte indeholder ikke personlige QR-koder. Selvregistrering for nye besøgende gælder åbne events.
Fordel opgaverne ved indgangen, og beslut, hvordan I håndterer en person, der ikke kan findes. En udskrevet deltagerliste kan være en reserve. Bruger I papir, skal en ansvarlig efterfølgende registrere og kontrollere fremmødet; antag ikke, at det synkroniseres automatisk.
Vælg de rette modtagere bagefter
Gennemgå afmeldinger og registreret fremmøde, før I sender tak og beder om feedback. Spørgsmål om oplevelsen passer til dem, der deltog. En person, der blev på ventelisten, havde en anden oplevelse.
Udforsk IdRelay Events, lav en kommunikationsplan, og forbered spørgeskemaspørgsmål. Se IdRelays vejledning om modtagerdata for ansvar vedrørende oplysninger.